Managementassistent

Instituut voor Informatica

Publicatiedatum
5 november 2018
Opleidingsniveau
vwo
Salarisindicatie
€2.204 tot €3.358 bruto per maand, op basis van 38 uur per week
Sluitingsdatum
19 november 2018
Functieomvang
30.4 uur per week
Vacaturenummer
18-667

Het Instituut voor Informatica (IvI) is een van de onderzoeksinstituten van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI). Het onderzoek richt zich op vier thema’s: Artificial Intelligence, Computational Science, Data Science en Systems and Network Engineering. IvI is internationaal een vooraanstaande speler, bevindt zich in een dynamisch werkterrein met een sterk vernieuwend karakter en heeft een zeer uitgebreid projectenportfolio.

Bij IvI werken ca. 170 fte's vaste en tijdelijke medewerkers aan onderzoek en onderwijs. De omzet is bijna 20 miljoen euro. Binnen het instituut zorgt het bedrijfsbureau voor een effectieve en efficiënte organisatie van de bedrijfsvoering zoals financiën, personeelszaken, huisvesting en overige faciliteiten. Zij vormt de schakel tussen onderzoekers en docenten en de centrale universitaire diensten en stafafdelingen van de faculteit. Binnen het bedrijfsbureau zoeken wij tijdelijk een managementassistent t.b.v. de werkzaamheden voor personeelszaken ter vervanging van een collega vanwege een sabbatical.

Werkzaamheden

Als managementassistent ondersteun je de instituutsmanager in de bedrijfsvoering van het instituut. Je voornaamste werkzaamheden zijn:

  •  Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor (voormalig)medewerkers en leidinggevenden op het gebied van (personele) regelingen en procedures. Je beantwoordt deze vragen of verwijst door. Het gaat zowel over het direct te woord staan van medewerkers face-to-face als via de telefoon of per e-mail;
  • je start de processen voor aanstelling, bevordering, overplaatsing en uitdiensttreding van medewerkers en gasten in SAP Self Service op, zodat deze door de afdeling Personeelszaken administratief afgehandeld kunnen worden;
  • je maakt conceptbrieven op voor verzoeken namens de directeur van het instituut aan de mandaathouder (formats beschikbaar);
  • je archiveert afgehandelde aanvragen en documenten die daaraan gerelateerd zijn. Soms wordt gevraagd eerder gearchiveerde documenten op te zoeken en na te zien;
  • je ondersteunt de instituutsmanager bij uiteenlopende zaken: het overzicht houden en bewaken van de jaargesprekkencyclus;
  • je redigeert advertentieteksten en draagt zorg voor plaatsing;
  • je draait mee in het wekelijkse interne werkoverleg over personeelszaken van het bedrijfsbureau van het Instituut voor Informatica voor verdeling van taken met de instituutsmanager en een collega assistent bedrijfsvoering.

Profiel

  • Je hebt minimaal een hbo-werk- en denkniveau;

  • je hebt goede communicatieve en organisatorische vaardigheden;

  • je hebt een uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal;

  • je hebt aantoonbare ervaring met verschillende computerprogramma’s waaronder MS Office (Word, Excel, Powerpoint);

  • je bent inventief, kunt prioriteiten stellen en hebt een probleemoplossende instelling;

  • je bent integer en accuraat;

  • je bent dienstverlenend, stressbestendig, proactief en flexibel;

  • je bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken.

Kennis van de universitaire organisatie of andere organisaties op het gebied van wetenschappelijk onderwijs en onderzoek is een pre.

Inlichtingen

Voor informatie of vragen over deze tijdelijke functie kun je contact opnemen met:

  • Kris de Jong, instituutsmanager van het Instituut voor Informatica
    T: +31 (0)20 525 7556

Aanstelling

We bieden een leuke en afwisselende functie in een gemotiveerd team in een diverse en internationale werkomgeving. Het betreft een aanstelling (via detachering bij Uva Jobservice) voor 30.4 uur per week voor de periode van 5 maanden. De startdatum is begin december, zodat wij voldoende tijd hebben om je in te werken.

Op de functie is het UFO-profiel Secretaresse van toepassing. Het salaris, afhankelijk van kwalificaties, ervaring en genoten opleiding, bedraagt minimaal €2.204 en maximaal €3.358 bruto per maand (schaal 7 tot 8) op basis van de volledige werktijd (38 uur).

De UvA biedt een marktconform salaris met 8.3% eindejaarsuitkering, 8.0% vakantiegeld en gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruim aantal verlofdagen, sportfaciliteiten, een professionele en innovatieve werkomgeving, flexibele werktijden, een informele en collegiale werksfeer en ruimte voor ontwikkeling op professioneel en persoonlijk vlak. De CAO Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Sollicitatie

Als werkgever handhaaft UvA Jobservice een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt, ongeacht afkomst, huidskleur of overtuiging. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Ben je enthousiast geworden en wil je je handen uit de mouwen steken bij een wetenschappelijk topinstituut, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet.

Stuur je sollicitatiebrief inclusief curriculum vitae (beide documenten verzameld in een enkel pdf-bestand) via onderstaande link. Sollicitaties die rechtstreeks naar de contactpersoon of op een andere wijze worden verstuurd, nemen we niet in behandeling.

De sollicitatiegesprekken zullen worden gehouden in de week van 28 tot 30 november aanstaande. #LI-POST

Wij stellen acquisitie niet op prijs 

Gepubliceerd door  Universiteit van Amsterdam