Medewerker Bureau van de Rector

Bestuur en Bestuursstaf – Medewerker Bureau van de Rector

Publicatiedatum
9 januari 2019
Opleidingsniveau
hbo
Salarisindicatie
€2.835 tot €3.895 bruto per maand, op basis van 38 uur per week
Sluitingsdatum
30 januari 2019
Functieomvang
32 uur per week
Vacaturenummer
19-010

Het Bureau van de Rector van de Universiteit van Amsterdam (UvA) bestaat uit het secretariaat van het College voor Promoties en Bureau Pedel.

Het College voor Promoties (CvP) is wettelijk bevoegd de doctorsgraad te verlenen. Daartoe stelt het College een promotiereglement vast waarin de gang van zaken rondom de voorbereiding van een promotie en de verdediging van een proefschrift wordt geregeld.

De dagelijkse ondersteuning van het College is belegd bij het Bureau van de Rector (secretariaat CvP en Bureau Pedel). Het secretariaat CvP houdt toezicht op de naleving van het Algemeen Promotiereglement en voert namens het CvP de correspondentie hierover. Tevens beantwoordt het secretariaat vragen van de promovendi en de faculteiten.

Bureau Pedel (BP) organiseert en begeleidt alle  academische plechtigheden, zoals promoties en oraties. Daarbij beheert BP de agenda van de belangrijkste representatieve locaties van de UvA, de Aula en de Agnietenkapel, voert in opdracht van het CvB beleid over procedures rond de zaalreserveringen en adviseert zowel CvB als belanghebbenden daarover.

Bureau van de Rector zoekt een bureaumedewerker met focus op inrichten en onderhouden van werkprocessen.

Werkzaamheden

Binnen het bureau ben je het eerste aanspreekpunt voor inrichting, beheer en onderhoud van werkprocessen van Bureau van de Rector. Je werkt inhoudelijk mee, houdt focus op de werkprocessen en doet daar waar nodig voorstellen voor verbetering. 

Je brengt bestaande processen in kaart en werkt aan de optimalisatie ervan, zorgt voor de beschrijving van het proces, en voor instructie aan medewerkers. Daarnaast werk je ook uitvoerend mee in de werkprocessen van Bureau van de Rector.

Je bent eerst aangewezen functionaris binnen het bureau om mee te draaien in projecten op gebied van informatievoorziening en implementatie van systemen met betrekking tot promoties, joint doctorates/internationalisering op operationeel niveau en het verzamelen en verwerken van managementinformatie:

  • je bent verantwoordelijk voor de bewaking van het overzicht van de joint doctorates, signaleert wanneer actie ondernomen moet worden;
  • je bent contactpersoon en vraagbaak voor de faculteit, overlegt met en adviseert zowel de faculteit als buitenlandse partners over oude en nieuwe contracten/dossiers, controleert en registreert nieuwe dossiers, adviseert de faculteit en uiteindelijk de rector;
  • je volgt ontwikkelingen in het kader van de strategisch internationaliseringsbeleid, en werkt zo nodig mee aan aanpassing en/of opstellen van regelingen in samenwerking met Academische Zaken;
  • je speelt een belangrijke rol bij de controle en het overzicht van de promotietellingen en de interpretatie daarvan naar zowel CvP als faculteiten.

Profiel

We nodigen je uit te solliciteren, als je:

  • een afgeronde hbo-opleiding hebt;
  • vaardig bent met diverse presentatieprogramma’s en in staat bent cijfers en tekst om te werken tot statistieken, tabellen en figuren, en ervaring met het verwerken en presenteren van gegevens hebt, waarbij je kansen ziet voor automatisering;
  • in staat bent om relevante ontwikkelingen te signaleren, te analyseren en deze te gebruiken om verbetervoorstellen te doen, daarbij houdt je focus op doel en implementatie van de verbetervoorstellen;
  • beschikt over goed analytisch vermogen;
  • uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid in Nederlands en Engels hebt;
  • een pro-actieve houding en hands-on mentaliteit hebt;
  • beschikt over goede communicatieve vaardigheden, je bent in staat om anderen op een plezierige manier mee te nemen;
  • dienstverlenend bent en samenwerken vanzelfsprekend vindt en investeert in draagvlak en vertrouwen;
  • organisatiesensitief bent, je bent in staat te onderhandelen met zowel stafmedewerkers van faculteiten (hoogleraren/decanen/beleidsmedewerkers) als met contacten van buitenlandse universiteiten in het kader van joint doctorates.

Inlichtingen

Voor meer informatie kunt je contact opnemen met:

Aanstelling

Aanstelling geschiedt in tijdelijke dienst voor een periode van een jaar, met bij goed functioneren uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. De werktijden zullen in overleg worden vastgesteld. Het bij de functie behorende functieprofiel is medewerker administratieve processen en systemen niveau 3. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en ervaring, minimaal €2.763 en maximaal €3.796 bruto per maand gebaseerd op een volledige werktijd, conform salarisschaal 9 Cao Nederlandse Universiteiten.

Sollicitatie

Een sollicitatiebrief inclusief cv kun je uiterlijk 30 januari 2019 sturen via onderstaande link. Sollicitaties die rechtstreeks naar de contactpersoon of op een andere wijze worden verstuurd, worden niet verwerkt. #LI-POST

Wij stellen acquisitie niet op prijs

Gepubliceerd door  Universiteit van Amsterdam